Kaiding satsar på framtiden med säker AI och nytt dokumenthanteringssystem

‍

Ett strategiskt steg mot framtidens arbetssätt

För Kaiding var behovet av en modern och framtidssäkrad IT-lösning tydligt. Den avgörande drivkraften var att kunna implementera en säker och effektivAI-lösning – en plattform som inte bara möter dagens krav, utan även kan utvecklas i takt med verksamheten.

Valet föll till stor del på dokumenthanteringssystemet NetDocuments, somerbjuder den funktionalitet och skalbarhet som efterfrågades. Genom partnerskapet med Norteam kunde Kaiding ta nästa steg i sin digitala resa.

“Den drivande faktorn för oss var implementeringen av en säker och effektiv AI‑lösning som vi kunde växa med – och som kunde växa med oss.”
‍Andreas Viklund, Advokat på Kaiding

Fokus på effektivitet och kunskapshantering

Även om implementeringen fortfarande pågår har flera viktiga delar redan kommit på plats. Idag använder Kaiding en AI-baserad chatbot i en säker miljö,direkt integrerad med dokumenthanteringssystemet.

De verkliga vinsterna förväntas dock längre fram. Målsättningen är att AI-lösningen ska bidra till

• Effektivare sökning i interna dokument
• Smidigare framtagning av mallar
• Enklare och mer träffsäker redigering av dokument

Tillsammans väntas detta skapa ett mer produktivt arbetssätt och frigöratid för rådgivning och klientarbete.

‍Ett beslut med höga krav

Att byta dokumenthanteringssystem är ett omfattande beslut, särskilt i enorganisation där stora mängder känslig information hanteras dagligen. För Kaiding var det avgörande att lösningen både var säker och långsiktigt hållbar.

Implementeringen har inte varit helt utan utmaningar. En av de största förändringarna har varit hur ärenden hanteras och söks fram i systemet. Tidigare har klient- och ärendenamn ofta uppfattats som en sammanhängande enhet, medan det nya arbetssättet i större utsträckning kräver unika ärendenamn.

Detta har skapat viss initial friktion, särskilt i en verksamhet där många klienter kan ha liknande eller identiska namn, exempelvis inom brottmål. En förbättrad söklösning är dock under utveckling och förväntas förenkla arbetet framöver.

Starka referenser och rätt system avgjorde

Inför beslutet att gå vidare med Norteam vägde flera faktorer in. Goda referenser spelade en viktig roll, men det var i slutändan kopplingen till NetDocuments som blev avgörande. Möjligheten att kombinera en stabil partner med ett kraftfullt dokumenthanteringssystem och framtida AI-stöd var en central del i beslutet.

Nästa steg i samarbetet

Framåt ser Kaiding stora möjligheter i det fortsatta samarbetet. Fokus ligger på att fullt ut realisera potentialen i den nya plattformen.

Särskilt viktiga områden är:

• Implementering av en förbättrad söklösning via Sicklaskiftet
• Utrullning av avancerade AI-funktioner
• AI-stöd för dokumentsök, mallskapande och redigering

Med dessa delar på plats förväntas lösningen bli en naturlig och värdeskapande del av det dagliga arbetet – och ett viktigt verktyg för att möta framtidens juridiska behov.

“Det verkliga värdet kommer, tror vi, när AI kan användas för effektivare sök i interna dokument, för mallskapande och för mer effektiv redigering av dokument.”
‍Andreas Viklund, Advokat