Outsourca IT eller byta IT-leverantör? Så väljer ni rätt IT-partner

Behovsanalys – det här bör ni kartlägga innan ni outsourcar IT

Innan ni börjar jämföra IT-leverantörer, tjänster och priser behöver ni förstå vad ni faktiskt vill förändra.

Vad fungerar inte tillräckligt bra idag? Hur påverkar det medarbetarna och verksamheten? Var finns de största riskerna? Och vad vill ni att IT ska hjälpa er att uppnå framåt?

Det kan till exempel handla om att:

• IT-miljön är för beroende av en eller ett fåtal personer.
• Supporten tar för lång tid eller inte finns tillgänglig när ni behöver den.
• Verksamheten växer snabbare än IT-miljön.
• IT-kostnaderna är svåra att överblicka.
• Kraven på informationssäkerhet och regelefterlevnad har ökat.
• Ni vill ta nästa steg inom AI och automation, men saknar kompetens eller en tydlig plan.
• Er nuvarande IT-leverantör hanterar det löpande, men hjälper er inte att utvecklas.

När ni har en tydlig bild av nuläget, problemen och målen blir det enklare att avgöra om ni ska outsourca IT, vilken typ av IT-partner ni behöver och vilka krav ni bör ställa.‍

Vanliga orsaker till att företag outsourcar IT eller byter IT-leverantör

Behoven ser olika ut från verksamhet till verksamhet. Men det finns ett antal återkommande utmaningar vi ofta ser hos kunder som letar ny IT-partner.

1. Personberoende IT – en risk vid semester, sjukdom och avslut

Kanske finns en stor del av kunskapen om er IT-miljö hos en enda person. Det kan vara en intern IT-ansvarig, en tekniker hos leverantören eller den där kollegan som alla går till när något krånglar.

Så länge personen finns tillgänglig kanske det fungerar bra. Men vad händer vid semester, sjukdom eller om personen slutar?

När dokumentation, behörigheter och kunskap om IT-miljön är koncentrerad till ett fåtal personer uppstår en tydlig sårbarhet.

Att outsourca IT minskar personberoendet genom att dokumentera miljön, skapa tydliga processer och att kompetensen finns hos fler än en person. Läs även: Vad gör en IT-konsult?

2. Vi får inte den IT-support vi behöver

IT-support kan betyda olika saker beroende på verksamhetens behov. För vissa är snabb hjälp på distans viktigast, medan andra behöver tekniker på plats, proaktiv support eller en partner som tar ett större ansvar för att förebygga problem.

Fundera därför på vilken support ni faktiskt behöver. När ska den vara tillgänglig? Behöver ni hjälp på plats? Vem tar ansvar när ett problem involverar en annan leverantör? Och arbetar partnern bara reaktivt när något redan har gått fel, eller även proaktivt för att minska risken för framtida problem?

Målet är att hitta en supportmodell som passar hur er verksamhet faktiskt arbetar, snarare än att bara jämföra svarstider och vad som står på en tjänstelista.

3. IT-miljön skalar inte när företaget växer

När verksamheten växer behöver IT-miljön kunna växa med den. Det gäller inte bara fler användare, datorer och licenser, utan även affärssystem, integrationer, säkerhet och arbetssätt.

En IT-partner bör kunna hjälpa er att skapa en skalbar IT-miljö som fungerar både för dagens verksamhet och för det ni vill kunna göra framåt.

4. Ökade krav på IT-säkerhet och regelefterlevnad (NIS2)

Cyberhot, nya regelverk och ökade krav från kunder gör IT-säkerhet till en allt viktigare verksamhetsfråga. En IT-partner bör kunna hjälpa er att minska riskerna, skydda verksamheten och möta de säkerhetskrav som är relevanta för er.

Titta både på vilka säkerhetstjänster leverantören erbjuder och hur systematiskt säkerhetsarbetet bedrivs. Relevanta certifieringar, som ISO 27001, kan vara en del av bedömningen men bör inte vara det enda ni tittar på.

5. Saknar kompetens inom AI och automation

AI-utvecklingen går snabbt, men det är inte alltid självklart var man ska börja. En IT-partner kan hjälpa er att identifiera var AI och automation kan skapa verklig nytta och se till att rätt förutsättningar finns på plats.

‍
Målet är inte att använda AI för sakens skull, utan där tekniken kan effektivisera arbetet och skapa värde för verksamheten.

6. IT-leverantören är reaktiv, inte strategisk

Det behöver inte vara något direkt fel på er nuvarande IT-leverantör för att ni ska ha vuxit ifrån samarbetet.

Supportärenden kanske löses, licenser beställs och datorer installeras. Men vem lyfter blicken? Finns säkerhetsrisker som bör prioriteras? Betalar ni för sådant ni inte använder? Kan processer automatiseras? Finns ny teknik som skulle kunna göra verksamheten effektivare?

Skillnaden mellan en reaktiv leverantör och en strategisk IT-partner ligger inte bara i vad de gör när något går fel, utan också i hur de hjälper er framåt.

Vilka IT-tjänster kan ni outsourca?

Att outsourca IT behöver inte betyda att ni lämnar över allt.

Beroende på er interna kompetens och era behov kan en partner exempelvis ta ansvar för:

IT-support
Löpande användarstöd kring datorer, behörigheter, Microsoft 365 och andra IT-relaterade problem.

Arbetsplats och enheter
Inköp, konfiguration och hantering av användarnas enheter samt onboarding och offboarding.

Infrastruktur och moln
Drift och förvaltning av exempelvis nätverk, servrar, backup och molnmiljöer.

IT-säkerhet
Skydd av användare, enheter, system och information samt övervakning och säkerhetsrådgivning.

AI och automation
Strategi, implementering och utveckling av AI-baserade och automatiserade arbetssätt.

Hela IT-miljön
Partnern kan också ta ett managerat helhetsansvar där support, drift, säkerhet och löpande utveckling hänger ihop.

Byta IT-leverantör – så går övergången till

När ni vet vilka behov ni har blir det enklare att jämföra IT-partners och ställa rätt frågor. Be om konkreta svar på hur de skulle lösa era utmaningar, men glöm inte själva bytet. Hur går övertagandet till, finns risk för driftstopp och hur säkerställs att dokumentation, behörigheter och viktig information följer med?

En bra IT-partner ska inte bara kunna beskriva vad de kan erbjuda, utan också hur de tar er från nuläget till en bättre lösning.

Därför väljer företag Norteam som IT-partner

Norteam hjälper verksamheter med allt från den digitala arbetsplatsen och IT-support till moln, säkerhet, affärssystem, data, AI och automation. Det gör att samarbetet kan utgå från de behov ni har idag och utvecklas när verksamheten förändras.

Oavsett om ni behöver avlastning inom en specifik del av IT-miljön eller söker en IT-partner för ett större helhetsåtagande är ambitionen densamma: att skapa en IT-miljö som inte bara fungerar i vardagen, utan också stödjer verksamhetens fortsatta utveckling.

Med bred kompetens inom Microsofts ekosystem kan Norteam hjälpa verksamheter att knyta ihop teknik, säkerhet och utveckling utifrån verksamhetens behov.

Funderar ni på att byta IT-partner eller se över hur er IT hanteras idag? Kontakta oss så börjar vi med era behov och tar reda på hur rätt upplägg kan se ut för er verksamhet.

Vanliga frågor om att outsourca IT

Vad innebär det att outsourca IT?

IT outsourcing innebär att verksamheter överlåter delar eller hela sin IT-miljö till en extern leverantör i stället för att arbeta med det internt.

När lönar det sig att outsourca IT-avdelningen?

Det kan vara aktuellt när den interna IT-funktionen inte hinner med verksamhetens behov, när IT:n är för personberoende eller när kraven på support, säkerhet, specialistkompetens och utveckling ökar.

Vad kostar det att outsourca IT-drift?

Kostnaden för att outsourca IT-drift styrs av flera faktorer. Främst miljöns omfattning, antal användare och vilka delar som ska outsourcas.

Kan vi bara outsourca IT-support?

Ja, ibland börjar verksamheter med support och lägger till drift senare. Men ni får störst effekt och stabilitet blir när support och drift hålls ihop.

Tappar vi kontrollen om vi outsourcar IT?

Nej, inte med rätt upplägg. Tydliga avtal, ansvarsfördelning, SLA:er, dokumentation och regelbunden uppföljning kan tvärtom ge bättre kontroll och insyn i IT-miljön. Säkerställ också från början vad ni själva äger och har tillgång till, exempelvis data, licenser och dokumentation.

Hur lång tid tar det att byta IT-partner?

Det beror på verksamhetens storlek, IT-miljöns komplexitet och hur väl den befintliga miljön är dokumenterad. Be den nya IT-partnern ta fram en tydlig övergångsplan som visar hur bytet sker så smidigt som möjligt och hur verksamheten påverkas.