Vad är Business Central? Microsofts affärssystem förklarat

Business Central är Microsofts affärssystem för växande små och medelstora företag. Ni får ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt samlade i ett system – med bättre överblick och mindre behov av att hantera information i flera separata lösningar. Systemet levereras i första hand som molntjänst, men finns även för lokal installation.

Vad menas med Business Central?

Med Business Central arbetar flera delar av er verksamhet utifrån samma information. Ni slipper flytta data mellan separata lösningar och får lättare att följa vad som händer genom hela affärsflödet.

En försäljningsorder kan till exempel följas hela vägen genom lager, leverans och fakturering, utan att samma uppgifter behöver registreras på nytt i varje steg. Business Central är alltså ett ERP-system, eller affärssystem, som samlar arbetet i en gemensam lösning.

‍

Vi sammanfattar det viktigaste

• Business Central är Microsofts affärssystem (ERP) för växande små och medelstora företag. Ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt arbetar utifrån samma databas, vilket ger en samlad bild av verksamheten i realtid.

‍

• Systemet är nästa generation av Dynamics NAV. Microsoft lanserade molnversionen 2018 och gav senare samma år även den lokalt installerade versionen namnet Business Central. Den som har arbetat i NAV känner därför igen mycket.

‍

• Business Central och Microsoft 365 är två helt fristående system som är skapade för att integreras sömlöst med varandra. I praktiken innebär det att du kan sköta ditt dagliga arbete som att uppdatera kunduppgifter, hantera order eller kika på siffror direkt i dina vanliga verktyg som Outlook, Teams och Excel, utan att behöver växla mellan olika program.
  
  
• Kostnaden styrs av antalet användare och vilken licensnivå de behöver – Essentials, Premium eller Team Members. Till det kommer implementation, datamigrering, integrationer och utbildning, som ofta väger tyngst första året.
  
  
• Lösningen kan börja i liten skala och byggas ut med moduler, appar och integrationer i takt med att verksamheten växer, utan att ni behöver byta system.
  
  

Läs mer om vårt arbete med affärssystem och analys.

Från Dynamics NAV till Business Central

Känner ni igen namnet Dynamics NAV? Då är Business Central inte ett helt nytt affärssystem. Microsoft byggde vidare på NAV och lanserade Microsoft Dynamics 365 Business Central som molntjänst 2018. Senare samma år fick även den lokalt installerade versionen namnet Business Central.

‍

För företag som har arbetat i Dynamics NAV innebär det att mycket känns igen även i den nya lösningen. Samtidigt har systemet utvecklats för en molnbaserad miljö, med två större uppdateringar per år och löpande nya funktioner. Det gör Business Central till ett naturligt nästa steg för verksamheter som vill gå vidare från en äldre NAV-miljö.

‍

Det är därför mer rättvisande att beskriva Business Central som nästa generation av Dynamics NAV än som ett helt separat affärssystem.

Är Business Central samma som Microsoft 365?

‍

Det korta svaret är nej. Namnen ligger nära varandra vilket kan skapa förvirring. Microsoft 365 innehåller verktyg för det dagliga arbetet, som Outlook, Excel, Word och Teams. Dynamics 365 är i stället Microsofts familj av affärsapplikationer, och Business Central är en av apparna i den familjen. Business Central används för att styra och följa verksamhetens affärsprocesser.

‍

De två lösningarna är däremot byggda för att fungera tillsammans. Ni kan till exempel arbeta med information från Business Central i Excel eller använda kund- och affärsinformation direkt i Outlook. Det gör att ni kan fortsätta arbeta i välbekanta verktyg, samtidigt som affärsinformationen hämtas från Business Central.

Vad kan Business Central göra för er verksamhet?

Ni får ett bättre underlag för att följa kostnader, resurser och resultat, eftersom informationen delas mellan verksamhetens olika funktioner. Business Central samlar ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt i samma lösning.

Några av de områden systemet täcker:

• Ekonomi och redovisning – huvudbok, kund- och leverantörsreskontra, budget, avstämningar och finansiell rapportering.
  
  
• Försäljning och kundhantering – offerter, order, fakturering och kundhistorik.
  
  
• Inköp och leverantörer – inköpsorder, varumottagning, prislistor och fakturagodkännande.
  
  
• Lager och logistik – lagernivåer i realtid samt plock, pack och frakt.
  
  
• Projekt – planering, resurser, tidrapportering och uppföljning av lönsamhet.
  
  
• Rapportering och analys – rapporter och nyckeltal, med möjlighet att arbeta vidare i Excel eller Power BI.

Tillverkning och serviceorderhantering ingår i licensnivån Premium. Behöver ni funktioner utöver standard finns färdiga appar via Microsoft AppSource, och systemet kan integreras med exempelvis e-handel, lönesystem och bank.

Läs en fullständig genomgång av Business Centrals funktioner och moduler på vår lösningssida.

Vem passar Business Central för?

Business Central passar framför allt växande små och medelstora företag som behöver bättre kontroll när verksamheten blir mer komplex. Det kan handla om att information finns i flera system, att manuella arbetssätt tar mer tid eller att den nuvarande lösningen inte längre hänger med när företaget växer.

Systemet är byggt för att kunna anpassas och skalas i takt med verksamheten. Ni kan börja med de delar ni behöver idag och utveckla lösningen när behoven förändras – utan att behöva byta system varje gång verksamheten tar nästa steg.

För mycket stora volymer eller komplexa koncernstrukturer kan i stället Dynamics 365 Finance och Supply Chain Management vara ett bättre alternativ. Vilken väg som passar er beror på hur era processer ser ut idag och vart ni är på väg.

Är ni redo att ta nästa steg mot ett modernt affärssystem? Kontakta oss på Norteam idag.

Mindre manuellt arbete med AI och Copilot

Copilot är inbyggt i Business Central och används för att korta ner moment i det dagliga arbetet. Det kan handla om att föreslå text till produkter och offerter, hjälpa till vid avstämningar och fakturamatchning eller sammanställa information ur systemet på en fråga.

För er innebär det att en del av det manuella arbetet kan minska utan att ni behöver bygga egna lösningar. Vilka funktioner som gör störst skillnad beror på hur era processer ser ut och på vilken datakvalitet ni har i systemet.

Läs mer: Microsoft 365 Copilot

‍

Vad kostar Business Central?

Kostnaden styrs framförallt av två saker: hur många användare ni har och vilken licensnivå de behöver. Microsoft erbjuder tre licenstyper för molnversionen.

• Essentials: Innehåller grundläggande funktioner som ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt.
• Premium: Inkluderar allt i Essentials samt produktions- och servicehantering.
  
  
• Team Members: Begränsad licens för användare som endast behöver läsa information, godkänna workflow eller uppdatera vissa poster.

En regel som är bra att känna till: alla fullvärdiga användare i samma miljö måste ligga på samma nivå. Behöver några användare tillverkning eller serviceorder behöver därför samtliga fullanvändare licensieras som Premium. Team Members kan däremot kombineras med båda nivåerna.

Utöver licenserna tillkommer implementation, datamigrering, integrationer och utbildning. Det är ofta den delen som väger tyngst under första året, och den varierar beroende på hur många processer och system som berörs. 

På vår sida om Dynamics 365 Business Central kan ni läsa vidare om licenser och prissättning. 

‍

Dags för ett nytt affärssystem? Så hjälper Norteam er med Business Central

Ett nytt affärssystem ska inte bara fungera tekniskt. Det behöver passa era arbetssätt, era processer och de personer som ska använda det varje dag. Därför börjar Norteam med att förstå nuläget och vad ni faktiskt vill förbättra.

Som Microsoft-partner hjälper vi er genom hela resan – från planering och implementation till förändringsstöd och fortsatt optimering:

• Planera – vi kartlägger era processer, system och integrationsbehov och sätter omfattningen tillsammans med er.
• Konfigurera och migrera – vi bygger miljön, sätter upp flöden och flyttar över befintlig data, till exempel från en äldre NAV-miljö.
• Förvalta och utveckla – vi utbildar användarna, finns med efter driftstart och bygger ut lösningen när behoven förändras.

Genom vår tjänst Affärssystem & Analys kartlägger vi nuläget och prioriterar vilka processer som behöver utvecklas. Det ger ett tydligare underlag för var förändringen kan skapa störst affärsnytta. Ni får en partner som finns med på vägen, inte bara en leverantör som lämnar över ett färdigt system.

‍

Vill ni reda ut om Business Central är rätt nästa steg för er? Kontakta oss så berättar vi mer.

Vanliga frågor om Business Central

Vad är skillnaden mellan Business Central och Dynamics NAV?

Business Central är Dynamics NAV i moderniserad form, under nytt namn sedan 2018. De centrala delarna som gjorde NAV populärt, som bokföring, fakturering och lagerhantering, följde med och vidareutvecklades i den nya lösningen.

Samtidigt utvecklades lösningen för Microsofts molnmiljö, med löpande uppdateringar och ett modernare webbaserat gränssnitt. Det handlar alltså inte om två helt olika system, utan om samma grund som har utvecklats vidare för ett modernare arbetssätt.

Är Dynamics 365 samma sak som Business Central?

Nej, men de hänger ihop. Dynamics 365 är Microsofts samlingsnamn för en familj av affärsapplikationer, där Business Central är en av apparna. Andra delar av familjen är exempelvis Dynamics 365 Sales och Dynamics 365 Customer Service. Business Central är den app som riktar sig till små och medelstora företag och som samlar hela affärsflödet i en lösning.

Är Business Central ett ERP- eller CRM-system?

Business Central är ett ERP-system, alltså ett affärssystem. Det innebär att tyngdpunkten ligger på verksamhetens interna flöden: ekonomi, inköp, lager, order och projekt. Ett CRM-system har istället fokus på kundrelationer, försäljning och support.

Gränsen är däremot inte knivskarp. Business Central innehåller funktioner för kontakter, säljmöjligheter och offerter, vilket gör att en del av det som annars ligger i ett CRM redan finns i systemet.

Kan Business Central användas som CRM?

För enklare behov, ja. Business Central har en modul för relationshantering med kontaktregister, säljmöjligheter och kampanjer, och den räcker för många mindre verksamheter som i huvudsak vill följa sina kunder och affärer.

Behöver ni mer avancerad säljstyrning, marknadsautomation eller ärendehantering i flera kanaler är Dynamics 365 Sales eller Dynamics 365 Customer Service bättre alternativ. De är byggda för det och delar data med Business Central. Har ni redan ett CRM ni är nöjda med, till exempel Lime, går det också att integrera mot Business Central i stället för att byta ut det.

Vad är skillnaden mellan Essentials och Premium?

Essentials täcker ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt. Premium innehåller allt det, plus tillverkning och serviceorderhantering.

Kan vi flytta data från vår nuvarande NAV-miljö?

Ja. Eftersom Business Central bygger vidare på NAV finns etablerade vägar för att flytta över data och anpassningar. Hur omfattande arbetet blir beror på hur gammal miljön är, hur mycket som har specialanpassats och hur mycket historik ni vill ta med. Vi går igenom det tillsammans innan uppgraderingen påbörjas.

Hur lång tid tar det att implementera Business Central?

Tidsåtgången varierar beroende på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka processer som ska omfattas. En enklare implementation går snabbare än en lösning med fler anpassningar, integrationer och användare.

Kontakta oss för en tidsuppskattning anpassad efter er verksamhet.

‍

Passar Business Central för vår bransch?

I många fall, ja. Business Central används bland annat inom tillverkning, handel, tjänsteföretag och bygg. Det är samma grundsystem, men med tillägg och appar kan lösningen anpassas efter olika arbetssätt och branschspecifika behov.

Ni behöver alltså inte välja mellan helt olika versioner av Business Central. I stället utgår lösningen från er verksamhet och byggs ut med de funktioner som faktiskt behövs.

‍