Allt om ERP-system? En guide för företag

Vad är Enterprise Resource Planning (ERP)?

ERP (Enterprise Resource Planning) är ett brett affärssystem som samlar företagets viktigaste information på ett ställe. Det automatiserar arbetsprocesser och gör det lättare att få koll, analysera och styra verksamheten. Systemet hämtar data från olika delar av företaget – som ekonomi, produktion, inköp, försäljning, marknadsföring och HR – och lägger allt i en gemensam databas.

​​I de flesta företag måste många personer och avdelningar samarbeta. Om informationen finns utspridd i olika system blir det lätt rörigt. Ett vanligt problem är när ekonomiavdelningen använder olika kalkylblad med olika siffror för samma kostnader.

Med ett ERP-system samlas all data på ett ställe. Det ger bättre överblick, snabbare analyser, färre missförstånd och effektivare processer. Resultatet blir ofta lägre kostnader och högre produktivitet, eftersom ingen behöver spendera tid på att leta efter information.

Vi sammanfattar det viktigaste 

• Ett ERP-system är ett centralt affärssystem som samlar information från de viktigaste delarna av verksamheten i en och samma databas. Det gör det möjligt för ledare att följa företagets utveckling i realtid med pålitlig och enhetlig data.

• ERP knyter ihop viktiga funktioner som exempelvis ekonomi, produktion, lager och orderhantering, kundservice, försäljning och marknadsföring, projektledning och HR. En av systemets styrkor är att det kan göra detaljerade analyser och rapporter för varje avdelning, samt sammanställa sådana för flera avdelningar samtidigt. 

• Genom att ge en helhetsbild av verksamheten kan ERP hjälpa företag att spara både tid och pengar. Det blir lättare att se var processer är ineffektiva och var det finns potential för förbättringar och tillväxt.

• Ett ERP-system kan införas på olika sätt: lokalt på företagets egna servrar, i molnet eller som en hybridlösning. Molnbaserad ERP har blivit allt vanligare, men den bästa lösningen beror alltid på företagets behov och förutsättningar.

• När företag jämför möjliga leverantörer är det viktigt att förstå systemets funktioner, hur det ska integreras med eller ersätta befintliga system och vad den totala kostnaden blir över tid.

‍

Läs mer om molntjänster och vilka lösningar vi erbjuder. 

Vad menas med ERP-system?

Enterprise Resource Planning kan ibland upplevas något krångligt eftersom ett ERP-system inte är ett enda program. Det är en typ av affärssystem som består av flera sammanlänkade moduler, där varje modul hanterar ett specifikt område i verksamheten.

Vilka moduler som ingår varierar beroende på företagets behov. Ett företag som säljer eller tillverkar produkter använder ofta moduler för ekonomi, lager- och orderhantering, CRM och produktion. Tjänsteföretag använder i stället ofta moduler för ekonomi, projektledning och CRM. Tillsammans bildar modulerna ett sammanhållet system som kopplar ihop företagets viktigaste funktioner och data.

Eftersom ERP är modulbaserat kan systemet växa tillsammans med företaget. Många börjar med en grundmodul, som ekonomi, och bygger sedan på med fler funktioner när verksamheten utvecklas. Oavsett var ni börjar är målet detsamma: att arbeta mer effektivt, fatta bättre beslut och ge alla team tillgång till tillförlitlig information i realtid.

Vill du veta mer om vad ett affärssystem är? Här är allt du behöver veta om begreppet "affärssystem". 

Hur fungerar ett ERP-system?

Ett ERP-system fungerar genom att kombinera en gemensam databas, modulbaserade applikationer och ett enhetligt användargränssnitt. Dessa faktorer gör tillsammans det möjligt för informationen att flöda i realtid mellan alla delar av företaget, vilket hjälper er att automatisera processer, förbättra datakvaliteten och fatta bättre beslut.

Så här hänger det ihop:

• Central databas: Alla moduler använder samma datakälla. Det betyder att varje avdelning arbetar med samma uppdaterade information och att dubbelarbete med data undviks.
  ‍
• ‍Modulär arkitektur: ERP-system består av separata, men sammanlänkade moduler som är anpassade för olika affärsområden. Modulerna delar information automatiskt, vilket skapar ett sömlöst system.
  ‍
• ‍Automatiserade arbetsflöden: Systemet använder fördefinierade regler för att automatisera vanliga processer, till exempel order-till-kassa, inköp-till-betalning eller lönehantering. Det kan till exempel skapa inköpsorder när lagret blir lågt eller skicka fakturor för godkännande automatiskt.
  ‍
• ‍Datasynkronisering i realtid: Alla transaktioner uppdaterar relevant information direkt i hela systemet. Det ger snabbare beslutsfattande och bättre samordning mellan avdelningar.
  ‍
• ‍Gemensamma gränssnitt och rollbaserad åtkomst: Medarbetare använder systemet via dashboards och rapporter som är anpassade efter deras roll. De som har behörighet ser till att känslig information skyddas, samtidigt som teamen får den information de behöver för att agera snabbt.

13 viktiga komponenter i ett ERP-system

Som du har koll på vid det här laget består ett ERP-system av flera moduler – likt paket med funktioner som är anpassade för olika delar av verksamheten, både för backoffice och frontoffice. Systemet täcker alltså mer än bara ekonomi, supply chain och kundkommunikation.

De flesta företag märker att moderna ERP-lösningar fungerar direkt utan större anpassningar. Men om ett företag har många specialiserade processer kan det behövas extra funktioner. I sådana fall är det viktigt att välja ett system som kan utökas, så att IT-avdelningen eller en integratör kan skriva kod för att lägga till funktioner eller koppla ihop systemet med äldre eller egna lösningar.

Innan ni väljer att anpassa systemet är det dock viktigt att noggrant analysera era processer. De färdiga funktioner och konfigurationer som moderna ERP-system erbjuder bygger på bästa praxis från tusentals företag. 

Det finns ERP-moduler för nästan varje kärnverksamhet, från ekonomi till supply chain och HR.

Kärnmoduler i ERP

• Ekonomihantering: Ekonomimodulen är grunden i varje ERP-system och hanterar huvudbok samt all finansiell data. Den registrerar och följer alla transaktioner, inklusive leverantörs- och kundreskontra, och stödjer avstämningar samt finansiell rapportering.
  ‍
• ‍Supply Chain Management: Den här modulen gör det möjligt för företaget att övervaka flödet av varor från leverantörer, genom produktion, till kunder. När material finns tillgängliga och på rätt plats kan maskiner och personal planeras effektivt, vilket säkerställer en smidig produktion.
  ‍
• ‍CRM (Customer Relationship Management): CRM-modulen spårar all kundkommunikation, underlättar hantering av leads och förbättrar kundservice. Den kan även bidra till ökad försäljning och bättre kundrelationer.

Ytterligare ERP-moduler

• Tillverkning: Samordnar alla steg i produktionen, följer efterfrågan och övervakar både pågående och färdiga produkter.
  ‍
• ‍Lagerhantering: Visar aktuella lagernivåer i realtid, mäter viktiga nyckeltal och hjälper till att optimera lagret utifrån aktuell och framtida efterfrågan.
  ‍
• ‍Projektledning: Planerar och följer projekt, inklusive tid och resurser. Förenklar fakturering och underlättar samarbete mellan medarbetare.
  ‍
• ‍E-handel: Hanterar både back- och frontend i onlinebutiker, inklusive webbdesign och produktuppdateringar.
  ‍
• ‍Automation av marknadsföring: Styr marknadsföring via e-post, webben och sociala medier. Hjälper företag att optimera budskap och öka försäljning samt kundlojalitet.
  ‍
• ‍Inköp: Automatiserar offert- och beställningsprocesser, hanterar råvaror eller färdiga produkter och minskar risken för över- eller underköp när den kopplas till efterfrågeplanering.

• Orderhantering: Följer kundorder från alla kanaler genom hela leveransprocessen. Kan snabba upp leveranser och förbättra kundupplevelsen.

• Lager- och logistikhantering: Styr mottagning, plockning, packning och frakt. Kan spara tid och kostnader genom mer effektiva arbetsmetoder.

• Workforce Management (WFM): Håller koll på närvaro och arbetade timmar, registrerar frånvaro och produktivitet per avdelning, team och medarbetare, och kan i vissa fall även hantera löner.

ERP-integration och datadelning

När företag inför ett ERP-system har de ofta befintliga system som kan ersättas av ERP-moduler. En viktig del av implementeringen är därför att bestämma vilka system som ska ersättas, vilka som ska integreras och vilka som kan fortsätta självständigt.

Tänk på: Ju mer verksamhetsdata som samlas i ERP-systemet, desto större blir nyttan av investeringen. Undvik därför separata lösningar – låt så mycket som möjligt ingå i ERP för att få full effekt.

För att avgöra om du ska integrera eller ersätta ett system, tänk igenom dessa tre frågor:

1. Utför det befintliga systemet det ni behöver?

• Om inte, är det ofta bättre att använda motsvarande modul från ERP-leverantören.

2. Finns det en koppling (connector) mellan ERP och det befintliga systemet?

• Om ja, hur pålitlig är kopplingen?
  ‍
• Datamigrering och ERP-integration är komplexa och kvaliteten kan variera mellan leverantörer.
  ‍
• Uppgraderingar i ERP eller det befintliga systemet kan bryta kopplingar och kräva arbete.
  
  

3. Kan kopplingen säkerställa att all viktig data alltid är uppdaterad?

• Vissa kopplingar är realtidsbaserade, andra synkroniserar dagligen eller veckovis.
  ‍
• Vissa överför bara begränsad data eller fungerar bara i en riktning.
  ‍
• Om systemet har anpassningar kanske kopplingen inte stödjer all data korrekt.

Dessa utmaningar visar fördelen med att använda moduler från samma leverantör. Ett enhetligt ERP-system fungerar bättre tillsammans, minskar problem och gör det enklare för användare.

Om du väljer att behålla externa “best-of-breed”-system, blir underhåll och verifiering av kopplingar en del av varje uppgradering. Om målet är automatisering och realtidsuppdateringar krävs tvåvägskommunikation och rätt expertis – internt eller via partner – för att säkerställa att data flödar korrekt.

10 fördelar med att implementera ERP-system 

Dagens ERP-lösningar erbjuder många funktioner som ger verkliga förbättringar för företag. Nästan alla företag över en viss storlek använder ERP eftersom systemet organiserar verksamheten, förbättrar processer och sparar tid och pengar. Även om fördelarna kan variera mellan företag finns flera universella vinster:

1. Kostnadsbesparingar

ERP minskar kostnader genom att automatisera repetitiva uppgifter och reducera fel. Systemet ger en samlad bild av hela verksamheten, vilket gör det lättare att identifiera ineffektivitet och använda resurser som personal, lager och utrustning på ett bättre sätt. Molnbaserade lösningar kan dessutom ofta leverera större värde än själva kostnaden för programvaran.

2. Synlighet i arbetsflöden

Genom att samla all information på ett ställe kan medarbetare och chefer enkelt se status på projekt och hur olika delar av verksamheten presterar. Det är snabbare och enklare än att leta dokument eller fråga kollegor.

3. Rapporter och analys

ERP gör data användbar genom avancerade rapport- och analysverktyg. Användare kan följa nyckeltal (KPI:er) och se hur förändringar eller problem i en avdelning påverkar resten av företaget.

2. Centraliserad data

Systemet ger realtidsdata från hela företaget, identifierar trender och ger insikter som underlättar bättre beslutsfattande.

3. Efterlevnad av regler

ERP hjälper företaget att följa finansiella riktlinjer och lagar, inklusive regler för datasäkerhet. Systemet dokumenterar och automatiserar processer för att minska risken för fel och säkerställa rätt rapportering. 

4. Riskhantering och mobilitet

Med ERP kan företag kontrollera åtkomst, definiera processer för godkännande och minska ekonomiska risker. Realtidsdata gör det möjligt att snabbt hantera problem och störningar.

5. Datasäkerhet

ERP-leverantörer skyddar känslig information med avancerade säkerhetsåtgärder, vilket är viktigt i en tid med allt fler cyberhot. 

6. Ökad produktivitet

Systemet underlättar samarbete genom att alla kan dela information, exempelvis inköpsorder, kontrakt och dokument för kundsupport. Det bryter ner barriärer mellan avdelningar och ger medarbetare realtidsdata för bättre beslut.

7. Skalbarhet

Rätt ERP-system kan växa med företaget och anpassas efter ökad datamängd och förändrade behov.

8. Flexibilitet

ERP följer bästa praxis men ger ändå utrymme för unika processer. Administratörer kan skapa anpassade arbetsflöden och rapporter som stödjer innovation och kreativa lösningar.

9. Kundservice och partnerhantering

Systemet ger insikter om kunder, leverantörer och partners. Det förbättrar informationsflödet och gör det lättare att hantera supportärenden, returer och kundfeedback.

10. Prognoser

ERP gör det enkelt att skapa och uppdatera ekonomiska prognoser i realtid. Integration med planerings- och budgetverktyg gör att avdelningarna snabbt kan justera planer utan manuellt arbete

Är ditt företag redo att ta nästa steg mot ett effektivt affärssystem? Kontakta oss på Norteam idag. 

6 utmaningar vid ERP-implementering

Trots alla fördelar med ERP kan företag stöta på utmaningar när de ska implementera ett nytt ERP-system. Det är viktigt att känna till utmaningarna i förväg för att kunna planera implementeringen bättre. 

1. Budget

ERP kräver investeringar och tid, men moderna molnbaserade lösningar är mer prisvärda än äldre system och passar även små och medelstora företag. Verktyg för att beräkna besparingar kan hjälpa till att avgöra när investeringen ger positiv avkastning.

2. Utbildning av personal

Alla användare behöver viss utbildning. Nyare ERP-system är mer intuitiva, vilket minskar inlärningstiden och tveksamheterna till systemet. En bra upplärning ökar acceptansen bland medarbetarna.

3. Datakonvertering och migrering

Vid övergång till ERP måste data ofta konverteras till ett nytt format. Det här kan orsaka kostnader och förseningar, så granska databaserna i förväg och involvera IT eller en integrationspartner för att undvika problem.

4. Motstånd mot förändring

ERP kan kännas överväldigande, men moderna system är användarvänliga och medarbetare ser bara de moduler som är relevanta för deras arbete. Utbildning minskar oro över komplexitet.

5. Dedikerade IT-resurser

Tidigare krävde ERP mycket IT-support, men med SaaS-lösningar sköter leverantören underhåll och uppgraderingar. Ert företag bör trots det säkerställa att leverantören verkligen hanterar det här som utlovat.

Norteam erbjuder IT-support med fokus på tillgänglighet och trygghet. Med snabb tillgång till teknisk hjälp, proaktiv övervakning och stöd vid incidenter och förändringar får ni en trygg partner som säkerställer att både infrastrukturen och affärssystemet fungerar som det ska – varje dag.

6. ERP löser inte ineffektiva processer

Om verksamheten har ineffektiva processer eller föråldrade policyer löser inte ERP dem automatiskt. Däremot kan systemet identifiera problem och ge underlag för förbättringar.

Hur man väljer rätt ERP-system

Som vi gick igenom tidigare kan ett ERP-system göra stor skillnad för hur smidigt verksamheten fungerar och hur företaget växer. Här är några viktiga steg att ha i åtanke när du ska välja system.

1. Gör en behovsanalys

Välj ett system som stödjer dina behov idag och kan växa med företaget. Fundera på vilka moduler och funktioner som ger mest nytta och besparingar. Ta tid att noggrant utvärdera alternativen. Moderna ERP-lösningar låter företag börja med det viktigaste och lägga till fler moduler efter behov, vilket gör implementeringen mer hanterbar.

2. Utvärdera leverantörer

ERP är ett kritiskt system som måste passa företagets sätt att arbeta. Behov, distributionssätt och företagets storlek påverkar valet. Välj etablerade leverantörer med erfarenhet från din bransch, kolla referenskunder och leverantörens planer för framtida utveckling.

3. Bedöm anpassning och skalbarhet

Börja med de moduler som är mest relevanta för et företag och bygg vidare. Genom att börja med kärnfunktionerna och sedan bygga ut efter behov kan ert företag få ut mesta möjliga av ett nytt ERP-system utan att överväldiga organisationen.

4. Utför en Total Cost of Ownership (TCO)-analys

Kostnaden för ett ERP-projekt varierar beroende på leverantör, moduler och distributionsmodell. ERP-system prissätts med målgruppens behov i åtanke, så system för små och växande företag är oftast billigare än de som används av stora koncerner. 

Molnbaserad ERP har vanligtvis lägre initiala kostnader än serverbaserade eftersom de här inte kräver hårdvara eller egna experter. Med on-premises köper företaget en licens som är dyrare, men som är en engångskostnad. En hybridmodell kan vara något dyrare eftersom den kräver resurser för både on-premises ERP och abonnemangsavgifter för molnapplikationer.

Öka din konkurrenskraft med Norteam och Microsofts Dynamics 365

Norteam erbjuder molnbaserade affärssystem via Microsoft Dynamics 365, en samling kraftfulla affärsapplikationer som med hjälp av avancerad AI-teknik ökar effektiviteten, optimerar verksamhetsdrift och skapar en förstklassig kundupplevelse. Microsoft Dynamics ger djupgående insikter genom analys och förenklar samarbetet mellan team, processer och data. Vi anpassar självklart systemet efter ert företags unika behov och säkerställer att det kan skalas upp eller ner i takt med verksamhetens förändringar.

Genom att kombinera CRM och ERP i Dynamics 365, med centrala lösningar som Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Business Central och Dynamics 365 Customer Service, kan företag automatisera och effektivisera viktiga processer inom försäljning, ekonomi och kundservice. Eftersom systemet är molnbaserat kan medarbetare arbeta var som helst, samtidigt som företaget alltid har tillgång till den senaste versionen.

Vill ni också implementera ett användarvänligt ERP-system i företaget? Kontakta oss så berättar vi mer. 

Vanliga frågor och svar om ERP-system 

Vad betyder ERP-system?

ERP står för Enterprise Resource Planning (resurshantering för företag). Begreppet myntades av forskningsföretaget Gartner 1990 och används för att beskriva system som hjälper företag att hantera hela sin verksamhet.

Vad är ett ERP enkelt förklarat?

ERP är programvara som hjälper företag att driva och övervaka sina dagliga processer. Den samlar all data på ett ställe – från ekonomi och HR till lager och produktion – och gör det möjligt att analysera och rapportera information.

Hur fungerar ERP?

ERP bygger på en central databas där information från olika avdelningar samlas. Systemet består av integrerade moduler, exempelvis för bokföring, lager och CRM, som gör det möjligt att lagra, se, hantera och analysera data på ett ställe.

Vad är ett ERP-system?

Ett ERP-system består av olika moduler som hanterar specifika affärsprocesser, som ekonomi, tillverkning eller CRM. Modulerna använder samma databas, vilket ger realtidsinformation och insyn i verksamheten samtidigt som dubbelarbete undviks. Systemet hjälper också till med budgetering, planering och rapportering.

Varför använder företag ERP?

Företag använder ERP för att samla data från alla delar av verksamheten på ett ställe. Det sparar tid, minskar fel och gör att alla avdelningar arbetar med samma information.

Är ERP bara för ekonomi och bokföring?

Nej. Även om ekonomi är viktigt kan ERP automatisera och hantera uppgifter inom inköp, lager, produktion, projektledning, personal, försäljning och marknadsföring.

Varför är ERP viktigt?

ERP sparar tid och pengar, och ger ledningen en tydlig bild av verksamheten. Det visar var insatser behövs och vilka problem som måste lösas.

Vad är skillnaden mellan ERP och MRP? 

MRP (Material Resource Planning) var ett system för tillverkning, som hanterade uppgifter som inköp och lager. ERP omfattar alla dessa funktioner och mycket mer – det täcker hela verksamheten.

Vad är fördelarna med molnbaserade ERP-system? 

Molnbaserade ERP-system är ofta billigare och snabbare att implementera. Leverantören sköter underhåll och uppgraderingar, och systemet kan enkelt växa med företaget.

Vad är skillnaden mellan ERP och CRM?

ERP hanterar interna processer som ekonomi, lager och HR. CRM fokuserar på kunder, försäljning och support. Tillsammans ger de en helhetsbild av både verksamheten och kundrelationer.

‍