Affärssystem

Vad menas med ett affärssystem?

Ett affärssystem är i grunden ett paket av program som samlar olika IT-lösningar för ekonomi, administration och styrning i företaget. Det består av flera moduler som är integrerade och fungerar tillsammans som ett enda system.

Dessutom är affärssystemet i allra högsta grad ett verktyg till för att utveckla och effektivisera verksamheten. Tack vare att alla avdelningar och funktioner delar en gemensam databas blir processerna mer överskådliga och samordnade. Affärssystemet kan bland annat ha som syfte att förbättra kundrelationer eller att integrera och automatisera affärsprocesser.

Så vad är då målet med själva systemet? Jo, att det ska arbeta för verksamheten såklart! Det ska göra processerna mer effektiva, lättare att följa och ge ett bättre beslutsunderlag. 
‍

Är ERP ett affärssystem?

Affärssystem kallas även för ERP, vilket är den engelska förkortningen för Enterprise Resource Planning. Begreppen betyder samma sak – skillnaden ligger enbart i språket.

Så känner du igen ett bra affärssystem

Nu när du vet vad ett affärssystem är, kanske du också undrar vilket som är bäst. Vad som är ett “bra affärssystem" beror på företagets storlek, bransch och behov. Men som med de flesta system finns det vissa generella kännetecken. Vi går igenom dem nedan: 

1. Helhetsintegration – all data (ekonomi, kundorder, lager, projekt osv.) hänger ihop och uppdateras i realtid.
2. Användarvänlighet – enkelt gränssnitt som gör att medarbetare snabbt kommer igång.
3. Flexibilitet & skalbarhet – går att anpassa till företagets processer och växer med verksamheten.
4. Automatisering – minimerar manuellt arbete. 
5. Analys & rapportering – tydliga dashboards och beslutsstöd baserat på realtidsdata.
6. Molnbaserat (eller hybrid) – många moderna system levereras via molnet, vilket ger hög tillgänglighet, stark IT-säkerhet och löpande uppdateringar.
7. Integrationer – lätt att koppla ihop med andra system (e-handel, CRM, bank, logistik).

Säkerhet & regelefterlevnad – GDPR, bokföringslagar och andra krav ska uppfyllas.

Vilka delar ingår i ett affärssystem?

Vilka delar som ingår i ett affärssystem beror både på systemets komplexitet och på om det är branschspecifikt eller går att anpassa efter branschens behov.

Vanliga funktioner i ett affärssystem är exempelvis:

• Ekonomihantering 
• CRM (kundrelationer)
• ERP (integrerar och automatiserar affärsprocesser)
• Order- och fakturahantering
• HR och löneadministration
• Inköp
• Lager och logistik
• Projekthantering
• Redovisning och finansiell rapportering

Många väljer att börja med ett system som innehåller de mest grundläggande modulerna – som ekonomiadministration – och därefter komplettera med integrationer för de funktioner som är viktiga för verksamheten.

‍Norteam kan hjälpa till att hitta den bästa lösningen för ditt företag. Vi erbjuder expertstöd för både integration och byte till ett nytt, mer effektivt system för att möta just era behov!

Affärssystem och ekonomisystem – vad är skillnaden?

Ekonomisystem är i de flesta fall mer begränsade än affärssystem. Det fokuserar nämligen främst på att hantera och effektivisera ekonomiprocesser som bokföring och fakturering. Det här skiljer sig från affärssystem som, precis som du har koll på vid det här laget, har som syfte att utveckla, integrera och automatisera hela verksamhetens affärsprocesser.

Samtidigt kan ett modernt ekonomisystem i viss utsträckning fungera som ett affärssystem – förutsatt att det går att koppla ihop med kompletterande lösningar, till exempel ett lönesystem eller en betallösning. I slutändan är det alltid verksamhetens behov och förutsättningar som avgör vilken lösning som är mest lämplig.

Exempel på affärssystem – vilka affärssystem finns?

Lokalt affärssystem

Ett lokalt installerat affärssystem (även kallat on-premise) innebär att programmet installeras direkt på en dator eller server i företaget. All information lagras då lokalt, vilket också innebär en risk – om enheten kraschar eller blir stulen kan all data gå förlorad. En annan nackdel är tillgängligheten, eftersom användaren ofta är bunden till en specifik enhet för att kunna logga in. Idag har molnbaserade lösningar blivit det vanligaste alternativet.

Molnbaserade affärssystem

I ett molnbaserat affärssystem sparas all data på servrar i molnet, vilket gör att du kan nå systemet från vilken enhet som helst med internetuppkoppling. Molnet erbjuder generellt sett också högre säkerhet än lokal lagring.

Det finns flera riktigt bra fördelar med molnbaserade system: du har alltid den senaste versionen eftersom leverantören sköter uppdateringar, och lösningen är mer flexibel eftersom den enkelt kan skalas upp eller ned efter företagets behov.

Standardiserade vs. branschspecifika affärssystem

Affärssystem kan också delas in i standardiserade och branschspecifika lösningar.

• Ett standardiserat system är mer generellt och inte byggt för en viss bransch.
  
  
• Ett branschspecifikt system är utvecklat för att möta de krav och processer inom en specifik bransch.

Ett standardiserat affärssystem kan ofta anpassas med integrationer till externa system. Det här gör det möjligt att bygga en lösning som bättre matchar branschens behov. Att systemet antingen är branschanpassat från början – eller enkelt kan integreras med branschspecifika verktyg – är vanligtvis fördelaktigt för verksamheten.

Varför behöver mitt företag ett affärssystem? 

Ditt företag behöver ett affärssystem för att skapa effektivare processer, få bättre överblick och tryggare beslutsunderlag. När information samlas på ett ställe minskar risken för dubbelarbete och fel, samtidigt som man får en tydligare bild av hur verksamheten faktiskt mår. 

För småföretag är ett molnbaserat ekonomisystem med integrationer ibland tillräckligt. Det ger flexibilitet att bygga ett system i den omfattning som passar just er. Större företag har däremot ofta mer komplexa behov och väljer därför ett mer komplett affärssystem, exempelvis från leverantörer som Microsoft, SAP eller Oracle. I dessa sammanhang är även utbildning och IT-support avgörande. Kontinuerlig support och utbildning säkerställer att ditt team kan använda systemet effektivt och uppnå bästa resultat.

Varför kan företaget behöva byta affärssystem?

Företag förändras över tid – det tillkommer medarbetare och kontor, man ändrar inriktning på produkter eller tjänster, och får ökade krav på digital integration med leverantörer och kunder. Känner du igen dig? Kanske är det dags för ditt företag att byta affärssystem? Några tecken på att ett byte kan vara nödvändigt är:

Förändrat behov

Affärssystemet stöder inte längre verksamheten effektivt, kräver mycket manuellt arbete eller tillfälliga lösningar för att få fram information. 

Förlorade affärer

Om ni tappar affärer eftersom systemet inte tillåter ny digital teknik eller leveransmöjligheter som konkurrenter erbjuder, påverkar det er konkurrenskraft.

Höga kostnader

Om kostnaderna för support, integrationer, uppgraderingar och konsulttjänster ökar kraftigt, eller om systemet bygger på gammal teknik med begränsad kompetens, kan ett molnbaserat system vara mer kostnadseffektivt.

Brist på automatisering

Om mycket arbete sker manuellt eller dubbelregistreras i olika system, tyder det på att processerna inte är tillräckligt automatiserade.

Användarvänlighet

Om medarbetare skapar egna kalkyler och rutiner utanför affärssystemet för att det inte stödjer deras arbete, försämras både effektivitet och integration.

Kompetensbrist

Om få personer har kunskap om systemet, eller om det är svårt att hitta kompetenta konsulter, ökar risken för att fel och brister uppstår.

Begränsad utvecklingsmöjlighet

När verksamheten förändras är det viktigt att affärssystemet kan anpassas och integreras med andra digitala plattformar för att stödja nya processer.

Dags för ett nytt affärssystem? Kontakta oss på Norteam!

På Norteam erbjuder vi Microsofts affärssystem Dynamics 365. Det är en samling av affärsapplikationer som genom avancerad AI-teknik ökar effektiviteten, optimerar drift i verksamheten och främjar en riktigt bra kundupplevelser. 

Om du har frågor eller behöver hjälp med att implementera systemet i ditt företag, är du alltid välkommen att kontakta oss på Norteam. Självklart erbjuder vi alltid en utbildning i systemet för att hela teamet ska komma igång så smidigt som möjligt. Vi hjälper dig att hitta den lösning som passar bäst för din verksamhet och ser till att du får ut maximalt av ditt nya affärssystem!